La productividad se puede definir como la capacidad de gestionar de manera eficiente el tiempo de un colaborador, de tal manera que en el bloque horario designado para trabajar pueda cumplir con los plazos y objetivos establecidos para sus distintas labores.
Es importante que las empresas tengan en cuenta que hay distintos métodos para optimizar el desempeño de los colaboradores; es por eso que aquí te dejamos 5 estrategias para mejorar la productividad en el trabajo.
¿Qué es la productividad laboral?
En palabras breves, la productividad laboral puede definirse como la capacidad para realizar un trabajo, ya sea la confección de productos o prestación de servicios. Esto es un factor clave para las organizaciones; conociendo el nivel de productividad laboral es posible saber el desempeño de los colaboradores, cuáles son las posibles causas de un bajo rendimiento y qué medidas se pueden tomar para mejorarlo. También, se puede medir el efecto de posibles políticas o decisiones de la empresa sobre la productividad laboral.
De esta manera, es posible definir maneras de solucionarlo. En este blog nos enfocaremos en compartir 5 estrategias para mejorar la productividad en el entorno laboral, aunque hay muchas más que se pueden aplicar según la necesidad de cada organización.
Formas de medir la productividad laboral
La forma más efectiva de medir la productividad laboral es mediante los indicadores claves de rendimiento (KPI). Mediante ellos,se pueden tomar decisiones para aumentar la productividad de la empresa, y existen tantos tipos de KPI como rubros de empresas. Algunos ejemplos de KPI para medir la productividad laboral pueden ser los siguientes:
- Tasa de rotación laboral: Ideal para saber cuántos colaboradores se van o son despedidos dentro de la empresa, con este KPI se puede saber si es necesario tomar medidas como replantearse las capacitaciones o los procesos de reclutamiento.
- Capacidad productiva: Este KPI puede medir cuánto se produce en una determinada cantidad de tiempo. Se puede emplear tanto a maquinarias como a labores manuales de los colaboradores.
- Cantidad de remuneración: Mediante el cálculo de cuánto está ganando cada colaborador por sus tareas designadas, se puede comprobar si la remuneración es adecuada o no, factor que puede afectar el desempeño laboral.
- Tasa de absentismo: Similar a la tasa de rotación, el ausentismo de los colaboradores es algo que impacta directamente en la productividad de una empresa. Pudiendo medir este KPI, se podrá tener en cuenta las medidas a tomar para disminuir la tasa.
Teniendo en cuenta estas variables, será más sencillo tener una visión y emplear una o varias de las 5 estrategias para mejorar la productividad.
¿Cómo mejorar la productividad en el trabajo?
Esta es una duda que preocupa a empresas, colaboradores que trabajan en áreas de Recursos Humanos y Operaciones, gerentes y también a personas a nivel individual. Es por eso que aquí te dejamos 5 estrategias para mejorar la productividad:
1. Establecer metas claras y alcanzables
Al establecer metas claras y alcanzables, los colaboradores tendrán una comprensión mayor de lo que la empresa está buscando. Por ejemplo, si una empresa de retail se propone subir las ventas, lo ideal sería plantearse en cuánto deberían aumentarse, mediante valores cuantitativos como porcentajes.
Además, en esta, la primera de 5 estrategias para mejorar la productividad, es importante señalar que deben ser metas alcanzables de acuerdo al rendimiento de los colaboradores; si bien es importante desafiarlos a mejorar su desempeño, una exageración de las metas puede resultar en estrés laboral, o, en un caso peor, el síndrome de burnout.
2. Fomentar un entorno de trabajo positivo
Forjar un entorno de trabajo positivo para los colaboradores es desafiante, pero no imposible; con esta, la segunda de 5 estrategias para mejorar la productividad laboral, se puede asegurar que cada persona en un entorno óptimo de trabajo va a desempeñarse mejor que una que está disconforme.
Parte de las medidas que se pueden tomar para el fomento de un buen clima laboral, son:
- Políticas de comunicación transparente.
- Reconocimiento al talento y esfuerzo de los colaboradores.
- Proporcionar instancias para el desarrollo profesional.
- Facilitar el equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Generar un ambiente de trabajo físico seguro y cómodo.
- Promover una cultura respetuosa entre colaboradores.
- Fomento de la salud mental.
3. Implementar herramientas de gestión de tiempos
Ya que la productividad laboral está directamente ligada con el tiempo que se dedica a las labores específicas de cada colaborador, lo más óptimo es implementar herramientas de gestión de tiempos. En la tercera de las 5 estrategias para mejorar la productividad, se encuentran las herramientas de gestión de tiempos, las cuales han ido evolucionando gracias a las distintas tecnologías.
Una de las herramientas más adecuadas para la gestión de los tiempos de los colaboradores es la del Control de Asistencia, que tiene como objetivo llevar un registro de las asistencias, ausentismos, horarios y tiempos de entradas de salida de los colaboradores. Esto ayuda a llevar un registro exacto y cualitativo de las horas trabajadas, elemento que puede ayudar a calcular mediante cifras la productividad de los colaboradores.
4. Efectuar una buena planeación de actividades
La cuarta de las 5 estrategias para mejorar la productividad es efectuar una buena planeación de actividades. Puede que los colaboradores tengan claras cuales son sus labores, sin embargo, una planeación de actividades deficiente puede hacer que la productividad baje de manera considerable. Por ejemplo, un colaborador que trabaja en manufactura y su labor es embalar cajas; es imposible que pueda embalar cien cajas en cinco minutos.
Una buena planeación de actividades considera una perspectiva realista de las capacidades de los colaboradores y en cuánto tiempo pueden realizar las actividades solicitadas, evitando así fenómenos de sobrecarga laboral y posible estrés y sobrecarga de los equipos de trabajo.
5. Capacitar y desarrollar a los colaboradores aclarando responsabilidades de cada rol
Como la última de las 5 estrategias para mejorar la productividad, es de suma importancia que cada colaborador entienda cuáles son sus responsabilidades. ¿Cómo afecta a la productividad? Si un colaborador no entiende cuál es su labor o cómo debe realizarla, se hará un producto o servicio deficiente, o se demorará más tiempo del que debería en cumplir su trabajo, y ambos factores afectan directamente al tiempo de producción.
Si notas que en tu empresa existe un déficit, tanto de un colaborador, un equipo, o en general dentro de la empresa, puedes organizar capacitaciones y oportunidades de desarrollo, con la finalidad de mejorar la calidad de sus labores.
¿Cómo mejorar la efectividad empresarial con estas estrategias?
Teniendo en cuenta estas 5 estrategias para mejorar la productividad, es importante considerar que cada una de ellas se dirige a 5 posibles puntos que tu organización puede mejorar. En primer lugar, el establecer metas claras y alcanzables ayudará a generar estrategias más específicas de acuerdo a las necesidades de cada empresa; por otro lado, fomentar un entorno de trabajo positivo ayudará a disminuir la tasa de rotación laboral y ausentismo, lo que llevará a que los colaboradores quieran invertir el tiempo destinado a trabajar en el avance de la empresa.
Sumado a esto, al implementar una herramienta de gestión de tiempo, se pueden cuantificar la cantidad de horas que los colaboradores están trabajando. Esto ayudará a tener un registro claro de data específica, por ejemplo, cuántos colaboradores se atrasan, cuál es la tasa de ausentismo laboral, entre otros factores.
Finalmente, la quinta estrategia aborda la oportunidad de mejora respecto a capacitaciones y a cuestionarse si el cargo de los colaboradores es adecuado, o, a la inversa, si el colaborador es el indicado para realizar el tipo de labores que el cargo exige.
