La gestión del tiempo es fundamental. Contar con una distribución adecuada del mismo, provoca que las personas estén más satisfechas con el ritmo de vida que llevan. Una parte importante entre las áreas de la vida es la laboral; en Latinoamérica, sin ir más lejos, existen jornadas laborales que consideran ocho, nueve, o incluso diez horas diarias.
El registro eficaz de estas horas para las empresas puede hacerse mediante un sistema de Control de Asistencia. Sin embargo, existen más herramientas de gestión del tiempo laboral, que serán vistas a continuación.
¿Por qué es importante gestionar el tiempo laboral?
Los motivos para gestionar el tiempo laboral son muchos, y abarcan distintas áreas.
Por un lado, está el balance entre la vida personal y laboral. Un exceso de esta última puede llevar al deterioro de la salud mental, e incluso física, de los colaboradores. Con la aplicación correcta de herramientas de gestión del tiempo se pueden evitar consecuencias más graves, tales como el estrés laboral, o el síndrome de burnout.
Por otro lado, desde las preocupaciones de las empresas, la gestión del tiempo es clave si se refiere a la productividad laboral. Una buena gestión del tiempo llevará a identificar posibles fallas a nivel operacional, como por ejemplo, si la carga laboral de los colaboradores es la adecuada, o si los mismos tienen claridad respecto a su cargo y responsabilidades. Si te interesa saber más sobre cómo mejorar la productividad laboral, puedes revisar nuestro blog: 5 estrategias para mejorar la productividad.
¿Por qué es importante el uso de herramientas de gestión de tiempo laboral?
Se puede tener la intención y la conciencia de que el tiempo para la productividad es clave dentro del trabajo. Mediante las herramientas de gestión de tiempo laboral, es posible asegurar varios aspectos en las empresas. Algunos de ellos podrían ser:
- Mejora la productividad laboral: Si se puede registrar el tiempo trabajado, también se puede hacer un análisis y seguimiento detallado donde las empresas pueden optimizar procesos.
- Cumplimiento legal: La gran mayoría de países cuenta con leyes que exigen llevar un registro preciso de las horas trabajadas. Al contar con herramientas de gestión de tiempo laboral, en específico el Control de Asistencia, las organizaciones se aseguran de estar alineados a las exigencias legislativas laborales.
- Cultura de transparencia: Si los colaboradores pueden tener un registro claro de las horas trabajadas, se pueden evitar discrepancias o malentendidos sobre ausencias u horas extra.
- Balance entre la vida laboral y personal: Las herramientas de gestión del tiempo no solo ayudan con el registro de las horas trabajadas, sino también ayudan a los colaboradores y empleadores a organizar sus horarios de trabajo y las tareas a realizar. Esta organización ayudará a que ningún equipo tenga carga laboral extra y llevarla fuera de sus espacios laborales.
Conoce algunas herramientas de gestión del tiempo
Existen distintas herramientas de gestión del tiempo, todas con el mismo objetivo pero de naturaleza diferente; se pueden combinar de acuerdo a las necesidades que tenga cada empresa, e incluso algunas pueden ser utilizadas a nivel de cada colaborador. Entre ellas es posible encontrar las siguientes:
Software de gestión de actividades
Esta herramienta de gestión del tiempo ayuda a organizar a los colaboradores las distintas tareas que deben realizar, incorporando plazos de entrega y la distribución, asignación y seguimiento de tareas por cada proyecto. Un ejemplo conocido de software de gestión de actividades es Asana, una aplicación óptima para la organización de los distintos equipos de trabajo.
Esta herramienta puede ayudar a un monitoreo más específico de cada colaborador y el cumplimiento de las tareas que deben realizar. También, facilita la distribución de tareas de acuerdo a las responsabilidades de cada persona del equipo, lo que ayudará a mejorar la productividad laboral de la organización en sí.
Aplicaciones de calendario y planificación
Siendo una de las herramientas de gestión del tiempo que era utilizada desde antes de la llegada de la tecnología, el calendario ha sido desde mucho tiempo una manera de organizar y darle plazo a las distintas tareas que se puedan realizar.
Con la llegada de la tecnología, ahora es posible tener calendario y agendar panoramas ligados al ámbito laboral como reuniones y plazos de entregas; incluso los smartphones incluyen su respectiva aplicación de calendario. Una de las más conocidas, sin embargo, es Google Calendar, que permite, entre varias funciones, planificar tiempos de concentración para que el colaborador no se distraiga de su labor, mejorando así la productividad laboral.
Plataformas de comunicación interna
Además de las herramientas de gestión del tiempo ligadas con la organización de los días y las horas de trabajo de los colaboradores, también es importante considerar a aquellas que facilitan la comunicación interna entre los equipos de trabajo. Una buena comunicación fomentará la productividad laboral, ya que existirá claridad de las tareas que cada uno está realizando, y genera canales para resolver posibles problemas que puedan surgir.
Lo interesante de las plataformas de comunicación interna es que son tan variadas como los distintos tipos de empresa. Una de las opciones más populares es el correo electrónico como Gmail, ya que se presta más para la formalidad; pero también plataformas de mensajería instantánea como Whatsapp o Discord pueden ayudar a la gestión del tiempo, al facilitar una comunicación fluida.
Técnicas de productividad
Entre las herramientas de gestión del tiempo también pueden encontrarse las técnicas de productividad, que consisten en estrategias que pueden enfocarse tanto en la productividad laboral de un solo colaborador, así como de todo un equipo de trabajo. Las técnicas de productividad han sido trabajadas y confeccionadas en distintas culturas, siendo la gestión del tiempo una preocupación a nivel universal.
- Pomodoro: Técnica de productividad que consiste en enfocarse durante 25 minutos en una labor, para luego descansar 5. Es una de las herramientas de gestión del tiempo más populares.
- Timeboxing: Muy parecida a la técnica Pomodoro; la diferencia está en que en vez de 25 minutos, es el colaborador quien define cuánto tiempo se va a enfocar en una tarea determinada.
- Matriz de Eisenhower: Esquema visual que consiste en la clasificación de las tareas a realizar en las siguientes categorías: Urgente, no urgente, importante y no importante. Así se priorizan las tareas a realizar
- Kanban: Técnica visual para organizar el tiempo y las tareas a realizar mediante cajas. En esta técnica se utilizan herramientas de gestión del tiempo como Notion o Asana, esta última mencionada un poco más arriba.
Finalmente, es importante destacar que estas técnicas pueden aplicarse no solo al área laboral sino también a otras áreas en la vida de las personas.
¿Cómo elegir la herramienta adecuada?
Existen distintos factores a considerar para elegir entre las herramientas de gestión de tiempo. ¿Qué se debe tener en cuenta para elegir la herramienta adecuada? Aquí te dejamos algunos criterios que pueden ayudarte a tomar la decisión correcta.
- Costos: Antes de tomar una decisión, se debe elaborar un presupuesto y comparar precios. Algunas opciones ofrecen pruebas gratuitas por un tiempo determinado, para que evalúes si es lo que más se acomoda a tu organización.
- Tamaño de la empresa: ¿Cuál es el volumen de tu empresa? Es importante considerar esto, ya que algunas herramientas de gestión del tiempo están pensadas y diseñadas para organizaciones con miles de colaboradores. Sin embargo, hay otras que se acomodan mejor a pequeñas y medianas empresas. También debes considerar si esa herramienta es escalable, es decir, que pueda continuar si la empresa presenta un crecimiento considerable.
- Usabilidad: Si una herramienta es muy difícil de usar, esto puede desanimar a los colaboradores a adaptarse y a usarla de manera adecuada. Es importante que la plataforma cuente con una interfaz intuitiva y a la vez pueda ofrecer formación o un equipo de soporte.
- Equipo de soporte adecuado: Ligado con el punto anterior, algo que debe considerarse en las herramientas de gestión de tiempo es que cuenten con un equipo de soporte, con disponibilidad, disposición y expertos.
Además, es importante que la herramienta pueda registrar con facilidad las horas de entrada, salida, ausentismos y presentismos. Por otro lado, si tu empresa opera con diferentes turnos, es necesario verificar que la herramienta de gestión de tiempo puede ofrecer una manera eficiente de programar y organizar los turnos.
Técnicas de gestión del tiempo
Las herramientas de gestión del tiempo también involucran técnicas diseñadas desde distintas disciplinas. Es importante mencionar que las técnicas de gestión del tiempo pueden ser muy personalizables y sería óptimo que cada colaborador encontrara la que más le acomode dentro de sus horarios de trabajo. Entre estas técnicas, se encuentran algunas que ya fueron mencionadas anteriormente; sin embargo, de las más populares es la técnica Pomodoro; también está la técnica Timeboxing, la Matriz de Eisenhower y la técnica oriental Kanban.
Lo más óptimo es que a través de cualquiera de estas técnicas, que también son herramientas de gestión del tiempo, se pueda aumentar la productividad laboral y el bienestar de los colaboradores.
GoodRabbit: Expertos en Herramientas de Gestión del Tiempo
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Nuestro sistema de Control de Asistencia es una herramienta que ayuda al seguimiento automatizado de las horas trabajadas por los colaboradores, para lograr contabilizarlas de manera precisa, disminuir errores en los pagos de nómina y evitar el trabajo administrativo manual que toma horas.
